quản lý thời gian

Youtube: Link

Giới Thiệu

• Giới thiệu: Mình là Chi Nguyễn, tiến sĩ, hiện đang làm Chuyên viên Phân tích Dữ liệu (full-time) tại một trường đại học ở Mỹ
• Bối cảnh thực tế: Ngoài công việc chính, mình còn sản xuất nội dung (Youtube, Podcast, Blog), có gia đình và con nhỏ, sống ở nước ngoài không có sự trợ giúp của ông bà hay nhà trẻ (đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh)
• Câu hỏi thường gặp: "Tại sao Chi có nhiều thời gian để làm nhiều việc như thế?"
• Lời hứa: Trong video này, mình sẽ chia sẻ tất cả bí quyết, tất cả bí mật về cách mình quản lý thời gian và làm việc hiệu quả

Nền Tảng Tư Duy

Cái bẫy của tư duy thông thường

• Khi bạn tìm kiếm "quản lý thời gian", kết quả thường là những kỹ thuật (tactics) để "nhồi" thật nhiều việc vào một ngày
• Tư duy này sai lầm vì nó coi nhẹ giới hạn của con người
• Hậu quả: Dù bạn có "nhồi" được, việc duy trì cường độ cao trong thời gian dài sẽ dẫn đến burnout (kiệt sức), stress và các vấn đề sức khỏe

Tư duy đúng đắn: Chủ Nghĩa Tối Giản (Minimalism)

• Thay vì tạo ra một danh sách công việc (to-do list) dài dằng dặc và cảm thấy áp lực phải hoàn thành tất cả
• Hãy nhìn vào danh sách đó và thay đổi cách tiếp cận
  • Tự hỏi: Việc nào quan trọng nhất? Việc nào mang lại nhiều lợi ích nhất (80/20)?
  • Hành động: Tập trung làm những việc đó trước. Những việc "thừa thãi", không liên quan, hoặc có thể để sau thì hãy dũng cảm loại bỏ hoặc sắp xếp lại
• Kết quả: Bạn sẽ có cảm giác thực sự quản lý thời gian của mình, chứ không bị những đầu việc "cuốn đi". Bạn chuyển từ thế bị động (reactive) sang thế chủ động (proactive)
• Góc nhìn sâu hơn: Tư duy này chính là tinh hoa của Chủ nghĩa Tinh gọn (Essentialism) của Greg McKeown: không phải làm nhiều hơn, mà là làm đúng việc hơn (Less, but better). Nó đòi hỏi sự dũng cảm để nói "không" với những thứ không quan trọng, để có thể nói "có" với những gì thực sự có ý nghĩa

Quy Tắc

Quy Luật 80/20 (Nguyên Lý Pareto)

• Nền tảng: Tất cả những quy tắc và phương pháp mình chia sẻ sau đây đều được xây dựng dựa trên tư duy tối giản ở trên
• Định nghĩa: 80% kết quả (output) thường được tạo ra bởi chỉ 20% nỗ lực (input)
• Áp dụng vào quản lý thời gian
  • 80% thành quả công việc của bạn được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả nhất
• Các bước thực hành
  • Theo dõi và nhận diện: Hãy trở thành một "nhà khoa học" của chính mình. Hãy thử theo dõi thời gian của bạn trong một tuần để tìm ra đâu là 20% "thời gian vàng" đó
    • Nó rơi vào thời điểm nào trong ngày (sáng sớm, tối muộn)?
    • Trong hoàn cảnh nào (yên tĩnh, ở quán cà phê)?
    • Với chương trình, công cụ nào (viết tay, dùng app)?
  • Mô phỏng và mở rộng: Một khi đã xác định được 20% hiệu quả nhất, hãy tìm cách mô phỏng lại điều kiện đó và mở rộng khoảng thời gian đó ra
• Lợi ích: Bạn không cần phải làm việc quá nhiều, nhưng vẫn nhận được thành quả lớn. Bạn tập trung năng lượng vào những hoạt động "đòn bẩy" (high-leverage), mang lại hiệu quả cao nhất
• Góc nhìn sâu hơn: Ví dụ, một sinh viên có thể nhận ra 20% thời gian học (ví dụ: 1 giờ tập trung giải bài tập khó) mang lại 80% điểm số, trong khi 80% thời gian còn lại (ví dụ: 4 giờ đọc lại giáo trình một cách thụ động) chỉ mang lại 20% hiệu quả. Khi đó, họ sẽ biết cần ưu tiên và bảo vệ khoảng thời gian "vàng" kia như thế nào

Thuyết 4 Lò Lửa (The 4 Burners Theory)

• Nguồn gốc: Mình học được thuyết này từ James Clear (tác giả cuốn "Thói Quen Tí Hon")
• Khái niệm: Tưởng tượng cuộc sống của bạn như một cái bếp có 4 lò lửa, mỗi lò là một khía cạnh
  • Gia đình
  • Bạn bè
  • Sức khỏe
  • Công việc
• Sự thật phũ phàng
  • Để thành công, bạn phải tắt đi 1 lò
  • Để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi 2 lò
• Bài học cốt lõi: Cái gọi là "cân bằng cuộc sống" hoàn hảo tại mọi thời điểm là một ảo tưởng. Không ai có thể chu toàn mọi thứ cùng một lúc. Việc dàn trải sự tập trung sẽ khiến bạn không làm tốt được việc nào cả
• Giải pháp: Sự mất cân bằng có chủ đích (Intentional Imbalance)
  • Theo giai đoạn cuộc đời ("Life Seasons"): Thay vì cố gắng cân bằng mọi thứ mỗi ngày, hãy chấp nhận rằng sẽ có những "mùa" trong đời bạn cần ưu tiên một thứ hơn những thứ khác
    • Ví dụ: Giai đoạn này cần lo cho gia đình, hãy chấp nhận "lò lửa" công việc và bạn bè sẽ nhỏ lại. Sau này khi việc gia đình ổn định, mình sẽ "vun đắp" cho các lò khác sau
  • Theo thời điểm trong ngày (Time Blocking): Trong giờ làm việc, hãy để "lò công việc" cháy rực nhất. Hết giờ làm, hãy "tắt" nó đi và bật lớn "lò gia đình", "lò sức khỏe"
• Tư duy cần có: Chấp nhận sẽ có sự thiếu hụt ở một mảng nào đó, trong một thời điểm nào đó. Chính sự chấp nhận này cho phép bạn tập trung sâu hơn, tạo ra chất lượng thay vì số lượng

Luật Parkinson (Parkinson's Law)

• Định nghĩa: Công việc sẽ tự "nở" ra để choán hết khoảng thời gian bạn dành cho nó
• Ví dụ kinh điển: Bài tập được cho hạn 1 tháng thì bạn sẽ làm cả tháng không xong. Nhưng đến đêm trước ngày nộp, bạn có thể hoàn thành chỉ trong vài giờ
• Cách ứng dụng: Hãy chủ động tạo ra áp lực thời gian cho chính mình
  • Đừng bao giờ xin gia hạn (trừ trường hợp bất khả kháng)
  • Với những công việc không có thời hạn, bạn bắt buộc phải tự tạo ra deadline cho nó
• Góc nhìn sâu hơn: Deadline không phải là kẻ thù, nó là một 'ràng buộc có ích' (beneficial constraint). Nó ép bộ não phải tập trung cao độ, loại bỏ những thứ không cần thiết và đi thẳng vào vấn đề. Mục tiêu là tái tạo lại sự tập trung cao độ của 'đêm cuối' mà không cần đến sự hoảng loạn

Hành Động

Ma Trận Eisenhower (The Eisenhower Matrix)

• Mục đích: Là một trong những cách tốt nhất để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách công việc (to-do list) của bạn
• Mô hình: Một ma trận gồm 4 ô, chia theo 2 tiêu chí: Khẩn cấp và quan trọng
  • Ô 1: Khẩn cấp và quan trọng
    • Nhiệm vụ: Những việc "cháy nhà", khủng hoảng, có deadline sát nút
    • Hành động: LÀM NGAY LẬP TỨC (DO)
  • Ô 2: Quan trọng và KHÔNG khẩn cấp
    • Nhiệm vụ: Những việc có giá trị dài hạn, giúp bạn phát triển
    • Hành động: LÊN KẾ HOẠCH ĐỂ LÀM (SCHEDULE)
    • Góc nhìn sâu hơn: Đây là ô quan trọng nhất, là ô của sự phát triển, của tầm nhìn dài hạn: học một kỹ năng mới, tập thể dục, xây dựng mối quan hệ, lên kế hoạch... Những người quản lý thời gian hiệu quả luôn cố gắng dành nhiều thời gian nhất có thể trong ô này
  • Ô 3: Khẩn cấp và KHÔNG quan trọng
    • Nhiệm vụ: Những việc làm gián đoạn, các cuộc họp không cần thiết, email/tin nhắn của người khác
    • Hành động: ỦY THÁC (DELEGATE)
    • Góc nhìn sâu hơn: Đây là "cái bẫy của sự bận rộn". Nó khiến bạn cảm thấy mình đang làm việc, nhưng thực chất bạn đang giải quyết vấn đề của người khác chứ không phải của mình
  • Ô 4: KHÔNG khẩn cấp và KHÔNG quan trọng
    • Nhiệm vụ: Lướt mạng xã hội vô định, xem TV, những việc làm lãng phí thời gian
    • Hành động: LOẠI BỎ (ELIMINATE). (Hoặc chỉ làm khi bạn chủ động chọn nó làm hình thức nghỉ ngơi)
• Kết quả: Thay vì một danh sách dài dằng dặc không biết bắt đầu từ đâu, ma trận này cho bạn sự rõ ràng ngay lập tức về việc cần làm, giúp bạn áp dụng quy tắc 80/20 vào thực tế

Nhiệm Vụ Quan Trọng Nhất (MIT - Most Important Task)

• Nguyên tắc: Mỗi ngày, chỉ nên tập trung vào 1-3 đầu việc quan trọng nhất
• Xác định MIT: Đây thường là những việc thuộc ô "Khẩn cấp và quan trọng" trong ma trận Eisenhower
• Cách thực hiện: Hãy làm những việc này đầu tiên trong ngày
• Lợi ích tâm lý
  • Một khi hoàn thành MIT, bạn sẽ có cảm giác ngày hôm đó đã là một ngày thành công
  • Những công việc khác chỉ còn là "thứ yếu", là "bonus"
  • Điều này giúp giảm bớt stress và tạo động lực để làm tốt hơn vào những ngày sau
• Kinh nghiệm cá nhân: Mình đã ứng dụng phương pháp này khoảng 5 năm và nó thực sự giúp mình quản lý thời gian một cách thực tế hơn
• Góc nhìn sâu hơn: MIT chính là "hòn đá tảng" hay "quân cờ domino dẫn đầu" của bạn trong ngày. Giải quyết được nó sẽ tạo ra một làn sóng động lực và sự tự tin, giúp bạn xử lý các công việc khác một cách nhẹ nhàng hơn

Kỹ Thuật Pomodoro (Quả Cà Chua)

• Nguyên tắc: Làm việc tập trung cao độ trong một khoảng thời gian ngắn, sau đó nghỉ ngắn
• Công thức phổ biến: Làm 25 phút, nghỉ 5 phút, và lặp lại chu trình
• Lợi ích
  • Tăng sự tập trung: Việc giới hạn thời gian trong 25 phút tạo ra áp lực tích cực (giống Luật Parkinson ở quy mô nhỏ)
  • Chống kiệt sức: 5 phút nghỉ ngơi giúp bạn lấy lại tinh thần, sức khỏe để tiếp tục chu trình mới với năng lượng cao

Quy Tắc 2 Phút (The 2-Minute Rule)

• Nguồn gốc: Từ cuốn sách kinh điển "Getting Things Done" của David Allen
• Nguyên tắc: Rất đơn giản: Nếu một công việc chỉ tốn dưới 2 phút để hoàn thành, hãy LÀM NGAY và không trì hoãn
• Kinh nghiệm cá nhân: Từ khi áp dụng, mình ra quyết định nhanh hơn rất nhiều. Thay vì phân vân "làm hay để sau?", mình chỉ cần nhẩm tính "việc này có tốn dưới 2 phút không?". Nếu có, mình làm ngay
• Góc nhìn sâu hơn: Quy tắc này cực kỳ hiệu quả trong việc xử lý những "rác" công việc nhỏ nhặt, giúp giảm bớt "sự bừa bộn trong tâm trí" (mental clutter). Những việc nhỏ không được giải quyết sẽ tạo ra một áp lực ngầm, tiêu tốn năng lượng của bạn

Làm Theo Nhóm (Batching)

• Nguồn gốc: Từ cuốn sách "Tuần Làm Việc 4 Giờ" của Tim Ferriss
• Nguyên tắc: Gom những công việc có tính chất tương tự lại và làm tất cả trong một lần, thay vì làm rải rác trong ngày
• Ví dụ thực tế
  • Email: Dành ra 1-2 khung giờ cố định trong ngày để trả lời tất cả email, thay vì cứ thấy email mới là dừng mọi việc để trả lời
  • Làm Youtube: Khi đã set up xong máy quay, ánh sáng... mình sẽ quay một lúc 3-4 clip
  • Làm Podcast: Thay vì mỗi ngày thu một tập mới, mình sẽ ghi âm trong 2 ngày và biên tập trong 2 ngày để có đủ sản phẩm cho cả tuần
• Góc nhìn sâu hơn: Lý do phương pháp này cực kỳ hiệu quả là vì nó giúp giảm thiểu "chi phí chuyển đổi ngữ cảnh" (context-switching cost). Mỗi lần bạn chuyển từ việc A (viết báo cáo) sang việc B (trả lời email), não bộ của bạn phải mất thời gian và năng lượng để 'load' lại bối cảnh. Batching giúp bạn ở trong "guồng" (flow state) của một loại công việc duy nhất, do đó làm việc nhanh hơn và chất lượng hơn

Be Present (Sống Cho Hiện Tại)

• Triết lý cốt lõi: Đây là phương pháp mình yêu thích nhất và cũng là chữ ký của mình. Sau tất cả những nỗ lực tối ưu hóa, mình nhận ra: Cuộc sống vui nhất, hạnh phúc nhất là khi mình sống trọn vẹn cho hiện tại
• Cách thực hiện
  • Trong giờ làm: Chỉ tập trung 100% vào công việc
  • Hết giờ làm (đi nấu ăn, chơi với chồng con): Chỉ chú tâm 100% vào việc đó, không nghĩ về công việc
• Định nghĩa lại "Cân bằng cuộc sống"
  • Nó không phải là 50% công việc - 50% cuộc sống
  • Nó là 100% sống cho hiện tại, dù bạn đang ở trong "cuộc sống" hay trong "công việc"
• Góc nhìn sâu hơn: Đây chính là thực hành Chánh Niệm (Mindfulness), và là câu trả lời cuối cùng cho vấn đề "burnout" đã nêu ở đầu video. Bằng cách hiện diện trọn vẹn, bạn nâng cao chất lượng của từng khoảnh khắc, thay vì chỉ cố gắng tối ưu hóa số lượng công việc. Nó giúp bạn vừa làm việc hiệu quả, vừa tận hưởng cuộc sống một cách sâu sắc